離島の暮らしで役立っているPC系ツールを紹介します

2019-07-22

地域おこし

こんにちは、フリーランスWebディレクター・デザイナーの藤原です。
離島暮らし2年間で私がよく使っているPC系のツールを紹介します。

パソコンで色々使ってみたいけど、何使えばいいかわからない、
という主に村に住むパソコン初心者の方へ、参考になる情報を書いてみました。（めちゃニッチ🤓）

今回、焼酎プロジェクト、表向きは全然関係ないです！(すみません😅)
ただ、焼酎プロジェクトブログの運営でもかなり使ってるツールもあります。（言い訳😱）

知っている人は知っている、Web業界やパソコン使いなれている方は今更な当たり前のものですが、

この記事を書こうと思ったのは、島内でツールについて話す機会があって「それ知らなかった🙄」という方もいたためです。
これは本当に便利なのでつかっていただくと楽になるんじゃないかな、と。（島外の方ももちろん、普段の生活で使えます😆）

ツールごとに紹介してますので、これ知らない！って場合にそのツールだけ読んでもらってもよいかと思います！

私は「家計簿」「買い物リスト」「予定表」「情報一元管理」「どこでもメモ」「タスク管理」「情報収集」などで使っていて、島での日々の暮らしに役立っています！
それでは紹介していきます✨

スプレッドシート（By:Google）

テンプレートもあるので、書式などの参考にしたりそのまま使えます

スプレッドシートは、Googleが提供している無料の簡易版エクセルといっていいと思います。
Googleアカウントがあればだれでも使えます。（Google アカウントも誰でも作れます）
主なエクセルの関数が使えるので、表計算やグラフ作成もできます。（マニアックな関数はないものもあるようです）

私は、日常だと「まとめ買い物リスト」「持ち物リスト」「家計簿」などで使っています。

スプレッドシートの普段使い：まとめ買い物リスト

私が黒島に暮らしはじめたときは
マヨネーズないからお好み焼き作れない！牛乳切れたからカフェオレが飲めない！
という事がありました。
（困ったときは黒島では近所の奏商店に行くこともできますがなかなか動けず😓）

今は、スプレッドシートで買い物リストを作っていて、
買いだめの数が少なくなったらまとめて購入します。（まとめて買うと送料割引になることが多いため。）

例えば、なにか食材がきれそうなときに△をかいておいて、△のこしょうがギリギリ切れそうだなってときに、一緒に△の醤油も買っておこう、
という感じで買います。補充したら〇とか◎にしてます。◎は、大量にあるもので、消費できるような料理にしたりします。

ちなみに野菜など回転がはやいものは使ってません。おそらく運用が大変になりそうだからです。
長期保存ができるもので無くなったら補充しておきたいものをリストにしています。

スプレッドシートに書いておくと、見直して大体の購入期間もよめてくるので「前はチーズ2袋だったけど1袋でも2か月もつな」とかがわかってくるので可視化するよさを感じています。

スプレッドシートの普段使い：持ち物リスト

私の住む黒島大里の港から鹿児島港は片道5時間半なので、鹿児島にあがるときには、まとめて色々な用事をしようとします。
鹿児島だけで通常2-4泊くらい泊まります。

なので、これ忘れた！ってならないように出張や旅行に持っていく持ち物をリストにしてます。旅行や出張前にそれをみながら準備してます。

スプレッドシートの普段使い：家計簿

表計算もできるので、毎月の売上や支出などをスプレッドシートで管理しています。
私はあと楽天クレジットカードのアプリの家計簿も併用しています。

スプレッドシートの便利なところ！

スプレッドシートの便利なところは

手書きのものと違って、コピー等が簡単にできるので修正が楽
エクセルと違ってクラウド保存のため、複数の人や複数のデバイスで同じファイルを編集することができます。なのでファイルの共有と管理が楽です！
編集履歴が残るので、間違って消しても過去の状態にさかのぼることができます。

で、無料でこんなに使えるの‼という部分が使い続けている理由です。
（私エクセルは持ってないんですよね、私の仕事レベルだとスプレッドシートで事足ります）

また、スプレッドシートはPCでもスマートフォンからも同じファイルが閲覧・編集ができるので、
PCで色々打ち込んでスマホで確認しながら作業する、ということができて便利！です。
スマートフォンだけでも使えます。

またスプレッドシート（クラウド保存できるエクセル）の他にも
クラウドのワード、クラウドのパワーポイントとして
グーグルドキュメントとグーグルスライドもよく使います。

作ったファイルはこのあと説明するグーグルドライブというオンラインストレージで保存されます。

グーグルドライブ(By:Google)/Dropbox(By:Dropbox)

ファイルやドキュメントなどのデータの共有や保存ができるオンラインストレージも便利です。

オンラインストレージとは、利用者にファイルを保管するための保管庫みたいな場所を貸し出すインターネット上の基本無料のサービスです。
いろんな種類がありますが、私は主にDropboxとグーグルドライブを使っています。

グーグルドライブの最初の画面です。ここから必要なファイルを編集したり閲覧したりできます。

pdfの書類やjpg画像などをグーグルドライブやDropboxに格納しておいて
必要な時にPCやモバイルで表示させます。インターネットがつながればスマートフォンでもPCでもここにアクセスできます。

私は、Web制作素材などの共有を他の人たちにするなど、仕事で使うことがほとんどです。
たまに普段の生活で使うのは、飛行機のチケットや免許証などのpdfなどの書類をドロップボックスに格納して
外出先などで必要な時に確認する、などです。（プリンターにつなげば印刷もできます）

ドロップボックスのipadの画面です。PCで保存した免許証の画像をピックアップしてこのあと印刷などもできます。

あと確定申告の書類もドロップボックスに格納しています。（PCがトラブルで使えなくなったとしてもクラウドにあるので安心できます）

グーグルドライブ/Dropboxは無料ですが、容量を拡大する場合は有料になります。
無料版でも生活で使う分で使える容量だと思います👏

グーグルカレンダー（By:Google）

左下の赤枠部分が他の人のカレンダーの共有です。Backlogとフェリーみしま運行予定を共有しています。表示・非表示を切り替えることもできます。

基本的な使い方は、自分のスケジュールなどグーグルカレンダーに入れて確認できることです。
通知設定をすると、予定時間の30分前に通知が来るようにもできます。

三島村関連の便利機能は、フェリーみしまのスケジュールをグーグルカレンダーで共有できることです
共有の方法はこちらの「カレンダーを共有、または共有を停止する」からご確認ください。
フェリーみしまに限らず、他の人のカレンダーを共有することができるのはグーグルカレンダーの便利なところです。
最初に1度共有しておけば自動で更新されます。

スマートフォン（グーグルカレンダーアプリをインストールする必要があります）でもPCでも
グーグルカレンダーアプリを開けば、フェリーみしま等すべてのスケジュールがみれます。

また、私はこのあとで説明するバックログというタスク管理ツールとも共有して、
「〇日までにこのタスクをやる必要がある」
というのがわかるようにしてます。

バックログ（By:Nulab）

バックログはWeb制作会社などでよく使われているタスク管理ツールです。（タスクとはやること、です。）
タスク管理できるツールは有名どころで他にもレッドマイン、トレロなどがあります。
私はバックログが使いやすいです。長年使ってるのもあり、UIがわかりやすくて使いやすいです。

私のバックログの生活での普段使いは、「やることリストを作る」ことと「色んな情報をwikiに書き込んだりみたりする」ことです。

バックログのフリープランはプロジェクトが一つで10アカウントまでの制限で無料で使えます。
私はこのフリープランを使っています。企業で10人以上で使う場合じゃなければフリープランで充分に事足ります。
プロジェクトは一つのみですが、タイトルの頭に頭文字をつける、などの運用でプロジェクトの切り分けができます。

バックログの普段使い：やることリストを作る

バックログのタスク一覧画面です

請求書の支払いをする、
パソコンのブックマークの整理をする

など、ルーティンワーク以外のやることを適当に課題登録します。
期限を決めても決めなくても設定できるので、私はやることは大体バックログに課題登録しています。
登録すると忘れてもバックログをみればこれをしなきゃいけなかった、が書いてあるのでこのタスクリストを時々みて、思い出します。
その課題が終わったら編集から完了、のステータスに変更します。

バックログの普段使い：必要な情報の入力・閲覧

バックログのwikiの画面です

また、wiki（タスクじゃない情報を書き込む掲示板）があるので、

私は銀行のアカウントとか色々忘れそうな情報はここに書き込んでおきます。
（さすがにパスワードをまとめて書くのはセキュリティー的にまずそうなので、自分にわかる暗号で書いてます）

バックログをチームの活動で使う

またバックログはチームで細かいタスクを分担してやる場合に、すごく効果があるので、小さいプロジェクトで使うのもお勧めなんです。
（本来はこの使い方が一般的です）

チームで使う場合、みんながバックログを使っている必要があるのですが、
どのタスクを誰が担当するか
そのタスクはいつまでにやる必要があるか
そのタスクはどのステータスか（たとえば、未着手・処理中・処理済みなどが担当者で変更できます）
などがバックログで一目瞭然になるので、最初のルールづけを覚えれば、細かいやり取りが不要になります。
バックログをみれば現状の進捗がわかる、状態ができるのはプロジェクト管理で大事なことだと思います。
（まあ理想の状態で、実際は管理者が全部操作してたりすることもあるのですが、バックログがあると全員が全員のタスクを見ることが出来るのでそれだけでも便利です！）

私は島でのWeb制作では、担当があまり細分化されていないので使ってないんですが、
ただ状況に応じて使えるときに使っていきたいです。

キープ（By:Google）

キープはクラウドで使える便利クラウドメモ帳です。ブラウザChromeの拡張機能です。

バックログに登録するまでもない、すぐ消すメモとかやること、などを書き込むのに便利です。
Keepも他のツールと同じようにアプリをデバイスにインストールしておけば、PCでもスマートフォンでも使えるので、
外出先でメモっておいて家でPCで確認する、などもできます。

友達から聞いたおすすめの映画をキープでメモっておいて、時間あったらその作品を検索して劇場を確認する、とか
気になっている質問をその時メモっておいて打ち合わせや人に会ったときにまとめて質問する、とかで使ってます。

カーテンのサイズも家で計ってメモったものを店舗で確認しながら購入しました。

Keepのリストが並んだ画面です。不要になったら削除やアーカイブすることができます。

同じような機能でEvernoteも有名だと思います。（私はほとんど使ってないですがメモを多用される場合にはよいと思います）

ツイッター（By:twitter）

あえて紹介するものでもないツイッターですが、私が普段ツイッターを使っていて思うのは、現時点でニュースが届くのが一番速いのはツイッターじゃないかなー、と思います。
なのでツイッターでつぶやかなくても検索で使うことはよくやります。
私は時事的な調べ物はツイッターで検索することが多いです。
地震とか、芸能ネタとか、Webの最新情報とか。
ツイッターを使う注意点として、一次情報を見極める情報リテラシーを養う必要はあると思います。（嘘や情報元が不確かな場合もあるためです）

あと外国の好きな歌手とか好きなドラマのディレクターとかフォローしてて、英語の勉強がてら、本人のコメントがみれるの嬉しいです😂（文章が短いので頑張れる👏）
離島で海に囲まれててもツイッターから色んな最新の情報が入手できるので、ツイッターは最新情報入手に使えます！

モーメントやキーワード検索で情報を知ることができます

離島の暮らしで役立つ（と思う）ツールまとめ

私は普段パソコンを使って仕事や生活をしているので、もしかしたら有益かもと思い今回書いてみました。
ツールを使うのは、その使い方を覚えないといけないのですが、使い方がわかると思想も少し変わってくるところが面白い点です。
ツールを使うことで効率的になったり、より本質的なところに注力できたり、という事を私は経験できたので、もし興味ある方は導入してみるとよいと思います！

私は過去色んな会社でいろんなツールを使ってきて思うのは、このツールがあったら正解、というのはなくて、使う人たちの使う姿勢や必要性などでいろんな形があると感じています。また、覚えて使いこなすまでに期間が必要なのが前提です。
若干の大変さやリスクはあるのですが、現状の課題がツールを使うことによって解決に導かれる、ということもあるので、無料のものがほとんどなので食わず嫌いにならず使ってみると良いのではと思います。

もしこの使い方もっと知りたい等があればお気軽にご質問いただければと思います。
また、こんなやり方あるよーとかもよかったら教えてほしいです🧐

私が今、猛烈に知りたいのは時間管理に効果あるツールです。
togglやバックログのタスクで時間入力ができるのでそれで管理してみたのですが、管理されている感じが強すぎてずぼらな私には続かなかったです。
時間の管理の手間がなくて、1日や1週間の最後に、「今日、この作業で時間かかっていて、この作業は思ったより時間かからないなー」って振り返ることができる時間の見える化ができるツール、何かないでしょうか。もし、おすすめの時間管理ツールご存知の方がいたらぜひ教えてください。
（もう少ししたらスマートウォッチで出来そうな感じもしますけれども）

今回は以上です、読んでいただきましてありがとうございました。